L’étude de marché permet au professionnel de recenser les acteurs qui interviennent sur son marché, leurs relations et interactions et d’analyser tous les éléments qui influencent la production du service libéral : l’environnement démographique, économique, social, culturel, technologique, juridique, etc.

Pour élaborer son étude de marché, le professionnel peut faire appel à des organismes intermédiaires qui recensent les différentes informations repérables dans la statistique publique :

• les ORIFF-PL au sein des MPL (Maisons des professions libérales) ;

•  les Chambres de Commerce ;

• les fiches pro de l’APCE.

Il peut rechercher à la source toutes les données disponibles sur le portail
de la statistique publique selon son domaine d’intervention.
Il peut également s’adresser à des organismes parapublics dédiés : par exemple, la CNAMTS, l’IRDES et l’ARS s’organisent autour de la santé.
Enfin, il peut s’adresser aux Ordres et aux organismes professionnels afin de recueillir les informations les plus récentes sur les conditions d’exercice.

Étude des clients

Une entreprise doit connaître les besoins et les attentes de ses clients actuels et potentiels. L’étape de l’étude de marché permet de bien comprendre les clients auxquels le professionnel va s’adresser : quelles sont leurs exigences, leur niveau de solvabilité, comment pourra-t-il se faire connaître de ces derniers ? Deux groupes sont à distinguer.

Les entreprises

Qui sont-elles ? Combien sont-elles ? Leur taille ? Leur chiffre d’affaires ?
Quelle est leur activité ? Où se localisent-elles ? Quelle est la structure de leurs consommations intermédiaires ? Sont-elles des clientes « captives » ?

Les particuliers

Combien et qui sont-ils ? Quelle est la taille de la population, sa structure par âge, ses catégories socioprofessionnelles, quelles sont les tendances prévisibles ? Où habitent-ils ? Comment occupent-ils leur temps ? Que consomment ils ? Comment achètent-ils ? Quels sont leurs revenus ? Leur budget ? Comment les « fidéliser » ?

Au cours de cette étape, certains professionnels qui sont amenés à recevoir de la clientèle et qui, en raison de la réglementation, ne peuvent se faire connaître en recourant à la publicité, seront particulièrement attentifs à l’étude de  l’environnement et de l’implantation.
Le choix de l’emplacement sera en rapport avec la position géographique des autres cabinets et du degré de nécessité du service rendu.
Si le cabinet est localisé en centre-ville, le créateur sera vigilant aux facilités de parking et des transports en commun.

Deux outils interactifs de géolocalisation gratuits

L’outil d’aide à l’implantation locale (ODIL) développé par l’INSEE détaille les premiers éléments d’une étude de marché sur une zone géographique d’implantation. Outre la visualisation cartographique des données sociodémographiques et économiques d’une zone, le logiciel permet d’imprimer des dossiers relatifs à une clientèle potentielle et à la concurrence. CartoS@nté et CartoS@nté Pro sont des applications dédiées aux professions médicales libérales et accessibles sur le site
portail des ARS*. Elles réalisent des cartes au niveau fin  (cantons et communes) sur la consommation des actes de soins, les densités professionnelles et l’activité moyenne des confrères. Elles montrent également les zones d’attractivité et d’accessibilité des professionnels ventilés par profession (médecins généralistes, infirmiers, chirurgiens dentistes, etc.).

Étude financière, le prévisionnel

C’est la traduction financière du projet d’entreprise. Ainsi, le professionnel doit prévoir comment couvrir les dépenses de son entreprise, que ce soient les dépenses courantes, les dépenses d’investissement, les dépenses d’installation (rachat de clientèle, droit de présentation, etc.), pour atteindre un objectif mesurable donné (nombre de prestations par jour, par mois, par an).
Quels sont les capitaux nécessaires pour lancer l’entreprise ? Et la faire vivre ? L’activité professionnelle pourra-t-elle générer suffisamment de recettes pour couvrir les charges ? Devra-t-elle attendre un temps avant de générer un chiffre d’affaires ? Il est nécessaire d’élaborer trois tableaux prévisionnels :

• le compte de résultat, le créateur s’inspirera de l’annexe B de la déclaration fiscale n° 2035, pour l’intitulé des différents postes de dépenses courantes ;

• le plan de financement sur 3 ans valorise tous les besoins d’une installation. L’addition de ces besoins permet de déterminer le budget nécessaire avant le démarrage et éventuellement le montant du crédit qui complétera l’apport personnel. La difficulté de l’exercice réside dans l’évaluation de certaines dépenses comme celles liées à la nécessité d’un fonds de roulement, qui tient au fait que les clients ne payent pas immédiatement la prestation alors que les frais d’exploitation continuent de courir.

Financer le besoin de fonds de roulement qui croît avec le développement de l’activité nécessite des réserves de trésorerie ou des crédits à court terme. D’autres frais sont difficiles à appréhender comme l’existence d’un déficit de démarrage dû à un chiffre d’affaires irrégulier voire faible pendant les premières années ;

• le compte de trésorerie, mois par mois, sur au moins 6 mois. Par la suite, il conviendra de réunir les fonds adaptés au financement des besoins de long terme ou de court terme.Si le professionnel ne dispose pas de réserves propres (apport personnel) ou dégagées par son entreprise (capacité  d’autofinancement) suffisantes, il devra recourir au système bancaire (crédits classiques, leasing) ou aux prêts aidés (fonds de garantie, prêts d’honneur).
  

Le professionnel sera attentif aux garanties bancaires demandées, comme les cautions personnelles.

Les maisons des professions libérales (MPL)

Dans chaque région, les MPL accompagnent les activités libérales grâce à leur guichet unique d’accompagnement (GUA). Le créateur d’entreprise contacte sa MPL en amont de son projet pour bénéficier d’un accompagnement global (formations, aides aux financements) sur un même lieu qui rassemble les associations agréées, les réseaux bancaires, les centres de formation, en complément du centre de formalités des entreprises-URSSAF.

Financement par le Pôle emploi

Dans le cadre des parcours spécifiques, pour les repreneurs et créateurs d’entreprise, des aides à la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) et des aides à la formation peuvent être mobilisées. Le porteur de projet se renseignera auprès du Pôle emploi (Aide individuelle à la formation – AIF ).

Financement par les fonds de formation

La formation conditionne la réussite et la pérennité de l’entreprise. Elle n’est pas obligatoire pour les entreprises libérales (à la différence des artisans, dont l’immatriculation est conditionnée par un stage), mais elle est indispensable parce que les professionnels ont souvent trop de lacunes en matière de prévision, de gestion, de comptabilité et de communication d’entreprise. Ainsi les fonds d’assurance-formation des travailleurs libéraux (FAF-PM pour les médecins et FIF-PL pour les autres libéraux) consacrent une partie de leurs ressources au financement de formations à la création, de prestations d’accompagnement et de conseils avant l’échéance de 3 ans qui suit l’installation du professionnel.

Crédit impôt formation

Outre la prise en charge d’une partie des frais de formation par les fonds (FIF-PL ou FAF-PM) et la déductibilité des dépenses complémentaires. Le professionnel libéral installé peut, s’il a opté pour le régime fiscal de la déclaration contrôlée, bénéficier d’un crédit d’impôt formation égal au nombre d’heures de formation x 9,67 € en 2016, plafonné à 40 heures de formation par an, soit 387 €, par entreprise, en vue de compenser une partie de la perte des revenus liée au temps de formation.

Conseil à la création d’entreprise

Les professions libérales exercent des activités ayant de nombreuses particularités réglementaires et d’exercice, tant juridiques, que comptables ou fiscales. Le recours à un professionnel du conseil permet de sécuriser toutes les décisions que le créateur sera amené à prendre, et finalement de sécuriser la création et la gestion de l’activité professionnelle. La validation d’un bail professionnel, d’un contrat de vente de prestations, une réflexion sur le régime matrimonial, l’établissement de comptes provisionnels et de plans de financement pour un investissement sont quelques exemples pour lesquels l’appel à ces conseils est nécessaire. Peuvent intervenir, en fonction des besoins, des avocats, des experts comptables, des conseillers en propriété intellectuelle, etc.

Pour une première information :

certaines professions organisent des permanences et des consultations gratuites accessibles à tous, comme les avocats dans les points d’accès au droit ou les permanences dans les palais de justice. Les salons consacrés à la création d’entreprises permettent d’approcher d’autres professionnels.

Pour aller plus loin :

chaque profession ordinale tient un tableau de ses ressortissants, qu’elle met à la disposition du public. Par l’intermédiaire de l’Ordre, le créateur d’entreprise est assuré de la capacité (diplôme) du professionnel à prendre en charge ses questions, et des conditions dans lesquelles elles seront traitées (déontologie). Les autres professions peuvent adopter des codes de bonnes pratiques auxquels les professionnels se soumettent volontairement dans leurs relations avec leurs clients.

Nécessitant peu d’aménagements spécifiques (sauf pour certaines professions comme chirurgien-dentiste, radiologue, vétérinaire, etc.) et présentant peu de contraintes propres à l’exercice, à la différence des activités commerciales et industrielles, l’activité libérale s’exerce dans un local à usage de bureaux ou dans un local d’habitation. Si le professionnel choisit de domicilier son activité dans un local d’habitation, il devra respecter les éventuelles restrictions prévues par son bail d’habitation et/ou le règlement de copropriété, ainsi que les dispositions du Code de la construction et de l’habitation1 qui interdisent de changer l’usage d’un local résidentiel, dans les grandes villes, notamment à Paris. Toutefois, deux cas peuvent se présenter :

• l’activité ne nécessite pas de recevoir une clientèle, ni des marchandises, ni a fortiori des salariés ; Dans ce cas, le professionnel peut domicilier son activité dans un local d’habitation, à condition qu’il s’agisse de sa résidence principale.

• l’activité implique la réception d’une clientèle.

Que le local choisi soit sa résidence principale ou un local indépendant, le professionnel doit, en principe, obtenir préalablement à l’immatriculation de l’activité, une autorisation de changement d’affectation du local. Cette autorisation est délivrée par le maire2. On notera que l’autorisation est personnelle. Ainsi, quand le professionnel déménage, le local retrouve sa nature résidentielle, le successeur devant entamer de nouvelles démarches. Souvent, l’autorisation est subordonnée à une compensation, c’est-àdire à une transformation concomitante de locaux affectés à un autre usage, en surface d’habitation. Quand il y a compensation, l’autorisation est alors attachée au local. Les conditions de transformation sont déterminées par un arrêté au regard des objectifs de mixité sociale, de lutte contre la pénurie de logement, etc. Le professionnel se rendra utilement auprès des services de sa mairie pour prendre connaissance de l’arrêté et retirer le dossier de demande d’autorisation. À Paris particulièrement1, le professionnel qui sollicitera une dérogation, devra obligatoirement compenser avec des locaux de même arrondissement voire de même quartier, en cas de prédominance des surfaces de bureaux. Cependant des cas d’exonération de compensation existent :

• quand les locaux sont situés au rez-de-chaussée sur rue ou sur cour ;

• en cas de transformation d’une habitation principale en local mixte, à condition que la surface professionnelle soit inférieure à 50 % de la surface totale ;

• pour les professionnels libéraux soumis à un statut législatif ou réglementaire ou dont le titre est protégé, quand la surface du local à transformer ne dépasse pas 50 m2 par professionnel et dans la limite de 150 m2 (cas des cabinets de groupe), dans les quartiers dit non sensibles ;

• ou quand le professionnel dont l’exercice est réglementé, remplace un autre professionnel régulièrement installé, dans la limite de 250 m2 dans tous les autres quartiers.

Si les locaux sont exclusivement à usage professionnel, les rapports locatifs sont régis par la loi du 23 décembre 1986 sur le bail professionnel. Devant obligatoirement donner lieu à un écrit, le bail doit être d’une durée minimale de 6 ans. La loi est muette sur les questions de loyer, de son évolution2, ainsi que sur les conditions du congédiement qui est donc libre et n’a pas à être motivé. C’est aux parties de s’entendre. On notera, que dans le cas de locaux à usage mixte (c’est-à-dire à usage d’habitation et professionnel), c’est la loi du 6 juillet 1989 qui s’applique. Le bail sera alors d’une durée de 3 ans renouvelables et le locataire bénéficiera d’un droit au renouvellement de son bail et d’un droit de préemption en cas de vente des locaux. La location d’un local sous le régime d’un bail commercial offre des avantages importants comme celui d’être assuré au minimum d’une durée de bail de 9 ans, de bénéficier à terme d’un droit à renouvellement et, en cas de refus du renouvellement du bail par le propriétaire, de prétendre à une indemnité d’éviction, sous certaines conditions. En revanche, la sous-location est interdite (sauf clause contraire ou accord du bailleur). Alors qu’un tel bail était jusque-là réservé aux commerçants et artisans, la loi de modernisation de l’économie (LME) a permis désormais aux professions libérales d’en bénéficier de plein droit, c’est-à-dire sans mention d’une clause expresse dans le contrat. Le professionnel libéral peut également être amené à louer ou souslouer une partie des locaux déjà occupés par un autre professionnel. Libre (sauf clause contraire du bail) s’agissant des locaux soumis au régime des baux professionnels, la sous-location doit être expressément autorisée par une clause du bail ou par un avenant à celui-ci s’agissant des locaux loués par bail commercial. D’autre part, le propriétaire doit, dans ce second cas, intervenir à l’acte de sous-location.

Accessibilité des locaux professionnels aux personnes handicapées

Le handicap

« Constitue un handicap, toute limitation d’activité ou toute restriction de participation à la vie en Société subie dans son environnement par une personne en raison d’une altération substantielle, durable ou définitive d’une ou plusieurs fonctions physiques, sensorielles, mentales cognitives ou psychiques d’un poly handicap ou d’un trouble de santé invalidant. »

L’accessibilité

L’accessibilité permet l’autonomie et la participation des personnes ayant un handicap, en réduisant, voire supprimant, les discordances entre les capacités, les besoins et les souhaits d’une part, et les différentes composantes physiques, organisationnelles et culturelles de leur environnement d’autre part. L’accessibilité requiert la mise en oeuvre des éléments complémentaires, nécessaires à toute personne en incapacité permanente ou temporaire pour se déplacer et accéder librement et en sécurité au cadre de vie ainsi qu’à tous les lieux, services, produits et activités. La société, en s’inscrivant dans cette démarche d’accessibilité, fait progresser également la qualité de vie de tous ses membres. Définition selon le Code de la construction et de l’habitation, art. R 111- 18-2 « Est considéré comme accessible aux personnes handicapées tout bâtiment d’habitation collectif ou tout aménagement lié à un bâtiment permettant à un habitant ou à un visiteur handicapé, avec la plus grande autonomie possible, de circuler, d’accéder aux locaux et équipements, d’utiliser les équipements, de se repérer et de communiquer. Les conditions d’accès à des personnes handicapées doivent être les mêmes que celles des autres publics ou, à défaut, présenter une qualité d’usage équivalente. »

Accessibilité aux personnes handicapées dans les Établissements recevant du public (ERP)

Depuis 2005, tout professionnel libéral (propriétaire ou gestionnaire de l’ERP) disposant d’un local recevant du public est confronté à la question d’accessibilité aux personnes handicapées. À l’échéance du 1er janvier 2015, l’accessibilité du local devait être effective. En effet, en tant qu’Établissement recevant du public (ERP) de catégorie 52, les parties ouvertes au public d’un local professionnel doivent accueillir toute personne handicapée quel que soit le type de handicap. Cette dernière doit accéder au local, y circuler, y utiliser les équipements, s’y repérer, y recevoir des informations et bénéficier les prestations pour lesquelles l’établissement a été conçu. Cependant, devant les difficultés de cet objectif, le décret n° 2014-1327 du 5 novembre 2014 prévoit un nouveau délai de un à trois ans.

• Lorsque le cabinet est déjà conforme (ou a obtenu une dérogation) aux règles d’accessibilité. Le professionnel portera attention aux cheminements extérieurs, aux places de stationnement automobile, à l’accès aux bâtiments, à l’accueil, à l’éclairage, aux circulations intérieures horizontales et verticales, aux escaliers, aux ascenseurs, aux tapis roulants et plans inclinés mécaniques, aux revêtements des parois des parties communes, aux portes et aux sas, aux équipements et dispositifs de commandes, aux sanitaires, aux sorties.

Une attestation a dû être adressée au préfet du département et à la commission pour l’accessibilité de la commune où est implanté l’établissement (commune de plus de 5 000 habitants). Cette attestation précise que l’ERP est accessible (modèle type à télécharger sur www.developpement-durable.gouv.fr/Formulaires-Cerfa-et-modeles-types.html).

• Lorsque le cabinet n’est pas conforme aux règles d’accessibilité. Le professionnel a dû déposer un Ad’ap avant le 27 septembre 2015 en mairie de la commune d’implantation de l’établissement. La commission pour l’accessibilité de la commune d’implantation ou la commission intercommunale compétente a dû être informée, via la mairie du dépôt d’Adap.

Tout non-dépôt ou dépôt après cette date est sanctionnable d’une amende administrative, outre l’amputation du délai de mise en oeuvre maximum (fixé normalement à trois ans) par le retard pris au dépôt. Le dossier est instruit dans un délai de quatre mois à la date de réception du document complet. Il est accepté soit par arrêté préfectoral ou tacitement au-delà de quatre mois de silence de l’administration. Les travaux peuvent alors débuter. Quand le dossier est refusé, l’administration précise le délai laissé pour présenter une nouvelle demande, qui ne peut excéder six mois. En fin d’Ad’ap, le professionnel dispose de deux mois pour transmettre en préfecture de département une attestation d’achèvement des travaux. Un exemplaire est déposé également en mairie.

Qu’est-ce qu’un Ad’ap ?

9L’Agenda d’Accessibilité Programmée (Ad’AP) permet à tout gestionnaire/propriétaire d’établissement recevant du public (ERP) de poursuivre ou de réaliser l’accessibilité de son établissement après le 1er janvier 2015. En effet, le 1er janvier 2015 qui était la date limite pour rendre accessibles les commerces, les cabinets libéraux, les mairies, les écoles..., demeure. L’Agenda d’Accessibilité Programmée correspond à un engagement de réaliser des travaux dans un délai déterminé (jusqu’à 3 ans, sauf cas très particuliers), de les programmer, de les financer et de respecter les règles d’accessibilité, sur un calendrier précis, avec des points de contrôle réguliers et des bilans intermédiaires. Ainsi, on statue à la fin de la 1re année, avec un point de situation des actions effectuées, à mi-parcours, avec un bilan des actions exécutées ou en fin d’Ad’ap, à l’aide d’une attestation d’achèvement des travaux. Si le professionnel rencontre des difficultés notamment techniques, administratives ou financières, il a la possibilité de demander un nouvel échelonnement de son Ad’ap. Ce dernier est prolongeable de 12 mois maximum sur notification d’une décision explicite du préfet dans le délai de trois mois à compter de la date à laquelle, ce dernier a reçu la requête. Au-delà de ce délai, la demande de prorogation est réputée rejetée.

Les dérogations

Le décret n°2014-1326 du 5 novembre 2014 définit les dérogations aux règles d’accessibilité. • En cas d’impossibilité technique résultant de l’environnement du bâtiment, notamment des caractéristiques de terrain, de la présence de constructions existantes ou de contraintes liées au classement de la zone de construction, notamment en regard de la réglementation de prévention contre les inondations ou en raison de difficultés liées à ses caractéristiques ou à la nature des travaux qui y sont réalisés. • En cas de contraintes liées à la conservation du patrimoine architectural (pour un bâtiment classé ou inscrit au titre des monuments historiques ou situé dans un secteur sauvegardé dont la démolition, l’enlèvement, la modification ou l’altération sont interdits ou dont la modification est soumise à des conditions spéciales). Si le local professionnel est situé aux abords et dans la visibilité d’un monument historique classé ou inscrit, ou dans une aire de mise en valeur de l’architecture et du patrimoine ou dans un secteur sauvegardé, lorsque ces travaux sont de nature à porter atteinte à la qualité de ses espaces protégés. • En cas de disproportion manifeste entre les améliorations apportées par la mise en oeuvre des prescriptions techniques d’accessibilité, d’une part, et leurs coûts, leurs effets sur l’usage du bâtiment et de ses abords ou la viabilité de l’établissement d’autre part, notamment :

• Lorsque le coût ou la nature des travaux sont tels qu’ils se révèlent impossibles à financer ou qu’ils ont un impact négatif critique sur la viabilité économique de l’établissement et que l’existence de cette impossibilité ou de ces difficultés est établie notamment par le dépassement des seuils fixés par arrêté ;

• Lorsqu’une rupture de la chaîne de déplacement au sein de l’entreprise rend inutile la mise en oeuvre, en aval de cette rupture, d’une prescription technique d’accessibilité pour le ou les types de handicaps déterminés.

• En cas d’opposition de l’assemblée générale des copropriétaires d’un bâtiment à usage principal d’habitation, à la réalisation des travaux de mise en conformité d’un ERP existant dans ce bâtiment. Dans ce cas, la dérogation est accordée de plein droit.

La demande de dérogation est transmise en trois exemplaires au représentant de l’État dans le département. Elle mentionne les règles auxquelles le demandeur souhaite déroger, les éléments au projet auxquels elles s’appliquent, les justifications produites dont la nature est précisée par arrêté du ministère chargé de la construction, ainsi que les mesures de substitution proposées dans le cas où l’ERP remplit une mission de service public. En cas de situation financière critique, attestée par un commissaire aux comptes ou un expert-comptable. Le professionnel peut demander une prorogation de 3 ans du délai du dépôt de l’Ad’ap. Elle est à déposer en préfecture ou une dérogation pour disproportion manifeste, déposée à la mairie. Un outil permet d’analyser la situation financière et de demander le cas échéant une dérogation (partielle ou totale selon les cas) provisoire.

Sanctions

Des sanctions financières proportionnées seront appliquées en cas de non-respect de l’Ad’AP. Par exemple, l’absence non justifiée d’un Ad’apportant sur un seul ERP dans les délais prévus est sanctionnée par une amende de 1 500 €. L’absence non justifiée de justificatifs de suivi (ou la transmission de documents de suivi manifestement erronés) et l’absence de transmission de l’attestation d’achèvement d’un Ad’ap portant sur un seul ERP dans les délais prévus sont punies de 1 500 € d’amende. En l’absence de tout commencement de l’Ad’ap ou lors d’importants retards d’exécution, diverses sanctions sont prévues (art. L.111-7-11 de l’ordonnance n°2014-1090 du 26 septembre 2014). Le produit des sanctions est réinvesti au profit de l’accessibilité universelle.